Gouvernance

Des questions importantes en matière d'environnement et de sécurité des procédés sont également examinées par le Comité HRCG sur une base trimestrielle afin d'assurer la conformité avec les politiques rigoureuses de la Société. Cela comprend des rapports réguliers d'experts internes et externes sur les progrès de Linamar vers les objectifs de réduction et d'efficacité, ainsi que le suivi et la résolution de tous les rapports d'incidents importants dans toute la Société. Le Comité HRCG aide le Conseil d'administration à identifier, évaluer et suivre les tendances des politiques publiques et les questions environnementales qui pourraient avoir un impact sur les activités et les performances de la Société. Il examine également les stratégies de Linamar relatives à la responsabilité d'entreprise et à la gestion de la réputation, et formule des recommandations à cet égard.

Le Conseil a publié plusieurs politiques et procédures qui guident les activités de Linamar en matière d'ESG et met à jour ces politiques chaque année.

Notamment :

• Pratiques de gouvernance d'entreprise du Code
• Code de conduite des employés
• Politique de conduite éthique en affaires
• Politique de dénonciation
• Code des droits de la personne de l'employé

Il examine également les mesures mises en œuvre et les ressources clés consacrées au développement d'une relation positive avec les personnes et les communautés touchées par les activités de Linamar. En ce qui concerne le Code des droits de la personne des employés susmentionné, le Conseil s'est assuré que certains droits et valeurs fondamentaux sous-tendent notre relation avec nos employés, notamment :

• Un code de base sur les conditions de travail
• Normes pour l'embauche des travailleurs pour la jeunesse et la garantie de l'absence de travail des enfants dans la chaîne d'approvisionnement de Linamar
• Le droit d'un employé de refuser un travail dangereux

Limitations des heures de travail et certains droits concernant les heures supplémentaires

• Une interdiction de la discrimination et du harcèlement
• Et un droit de liberté d'association

Le Conseil a également fixé l'objectif d'ambition que toutes les installations de Linamar soient certifiées selon un système de management environnemental unique et standardisé. À ce jour, Linamar a obtenu la certification pour 61 installations dans le monde entier selon la norme ISO-140001. L'ISO-14001 définit le cadre des systèmes de management environnemental de Linamar et établit des critères concernant le leadership, la planification, le soutien, les opérations, l'évaluation de la performance, la documentation, l'audit et les améliorations en matière de durabilité. Le Comité HRCG examine les audits, enquêtes et rapports à haute priorité qui sont générés dans le cadre du système de management ISO-14001 et répond en conséquence aux recommandations formulées par les parties prenantes internes et les consultants externes en environnement et en développement durable, notamment GHD Environmental Services.

Dans ce cadre, Linamar a investi dans la recherche de produits durables et a lié une partie de la rémunération de notre chef de la direction à l'atteinte de certains objectifs dans ce domaine. Veuillez vous référer à la Circulaire d'information de la direction de la Société chaque année pour passer en revue ces objectifs et leur impact sur notre structure de rémunération "Stepping Stool".

Enfin, le conseil d'administration de Linamar s'engage dans des stratégies d'atténuation des risques immobiliers qui tiennent compte des événements météorologiques extrêmes tels que les inondations, les tempêtes, les tremblements de terre et d'autres phénomènes météorologiques susceptibles de causer des destructions catastrophiques à ses installations ou à celles de ses fournisseurs. De même, ces stratégies d'évaluation des risques tiennent compte de divers risques et opportunités liés au climat que l'entreprise a identifiés à court, moyen et long terme et créent des plans de travail opérationnels pour y répondre. Compte tenu de la diversité des climats auxquels Linamar est exposée dans ses opérations, l'entreprise maintient un programme mondial de contrôle des risques immobiliers qui comprend des stratégies d'évaluation et d'atténuation des risques pour traiter, entre autres choses, les risques environnementaux pour les activités, la stratégie et la planification financière de l'entreprise.

Au niveau de la direction exécutive, notre concentration sur les normes commerciales et le risque de réputation est fondamentale pour la gestion de notre entreprise. Notre groupe de cadres supérieurs (qui comprend notre PDG, notre DAF, notre conseiller juridique général, notre directeur de la technologie et notre président/chef de l'exploitation) se consacre à ces questions critiques et évalue et prend régulièrement des décisions concernant les normes et pratiques commerciales, la gestion du risque de réputation, les relations avec les clients et le développement de produits.

En matière de durabilité, le SEG examine l'exposition au risque commercial de Linamar associée aux questions climatiques et sociales et l'impact que cela aura sur l'efficacité et l'efficience de :

• Opérations
• Fiabilité et intégrité de l'information financière
• Conformité aux lois et réglementations, aux politiques, procédures et contrats
• La protection des actifs au sein d'une culture organisationnelle éthique.

Conformément à l'approche équilibrée de Linamar en matière d'affaires, nos pratiques d'évaluation des risques et des contrôles à l'échelle de l'entreprise sollicitent et intègrent l'expertise et les connaissances des employés de tous les domaines et de tous les niveaux de l'organisation. Nous cherchons à améliorer continuellement la gouvernance des risques de l'entreprise en adoptant volontairement :

• Évaluer les perceptions de la résilience aux risques, de l'appétit pour le risque et de l'intégration de la gestion des risques dans les processus décisionnels clés
• Attribuer des responsables de haut niveau pour la gestion et l'atténuation des risques clés, y compris les risques liés au climat
• Intégration des informations relatives à notre processus de planification stratégique et à nos activités d'évaluation des risques de l'entreprise.
• Adopter de nouveaux outils de mesure et de divulgation ESG mondialement reconnus.

Alors que le ton est donné au plus haut niveau par notre Conseil d'administration et incarné par notre SEG, nous renforçons cette orientation dans l'ensemble de notre organisation. Nous veillons à ce que nos collaborateurs soient formés à nos normes et à notre culture d'entreprise, soulignant ainsi l'importance que nous accordons à ce que chaque employé joue son rôle dans le service à nos clients et la gestion responsable de la Société pour toutes les parties prenantes.

Le groupe des cadres supérieurs (“SEG”) communique ces normes commerciales et ces orientations culturelles par l'intermédiaire de notre système d'exploitation mondial (“GOS”). Établi au début des années 2000, le GOS renforce notre gouvernance en supervisant la normalisation des politiques et des processus en termes d'émission, d'approbation et d'application. Il couvre la pertinence, la révision et la mise à jour des politiques. Il nous permet de revoir en permanence toutes les politiques et procédures qui guident les employés dans leurs décisions et activités quotidiennes. Il fournit également des lignes directrices et des processus cohérents pour la création et la gestion des politiques. Notre initiative GOS est menée par le SEG et nos professionnels de l'éthique, de la conformité et des affaires juridiques, avec le soutien et l'engagement de toutes les fonctions et unités commerciales de l'entreprise. Les employés sont encouragés à contacter la Maison des politiques lorsqu'ils rencontrent une politique difficile à comprendre, obsolète, manquant d'informations relatives à des lois et réglementations nouvelles ou mises à jour, culturellement insensible ou non applicable à une région ou à une unité commerciale particulière.

Une culture de conformité

Chez Linamar, la bonne conduite des affaires repose sur notre culture de comportement éthique. Nous accordons de l'importance à l'intégrité et à la transparence. Ces valeurs façonnent, en fin de compte, les décisions que nous prenons en tant qu'organisation, décisions qui sont guidées par notre Code d'éthique et de conduite. Notre Code aborde un large éventail de sujets critiques, y compris, mais sans s'y limiter :

• Éviter les conflits d'intérêts
• Protéger notre marque et notre réputation ainsi que nos actifs, informations et propriété intellectuelle d'entreprise
• Accepter des cadeaux et des avantages.

Tous les membres de l'équipe, y compris le personnel de sécurité, ainsi que nos fournisseurs, vendeurs, partenaires communautaires et membres de notre conseil d'administration et du Comité de direction de Linamar partagent cet engagement envers l'intégrité personnelle et professionnelle. Le Code est mis à jour et partagé annuellement, et peut être consulté dans notre circulaire de renseignements sur la gestion.